SIAS-DOX è equivalente ad una bacheca aziendale dove rendere note:
SOP e procedure: le regole che l’Azienda si è data, codice deontologico;
Leggi e regolamenti: linee guida internazionali, Decreti Legge, etc.;
Altro: l’organigramma, documentazione tecnica, ecc.
La pubblicazione della documentazione avviene sotto il controllo dei responsabili delle diverse aree (Assicurazione Qualità, area Tecnico-Produttiva, ecc.).
I documenti sono visibili:
Suddivisi nelle sezioni di pertinenza;
In formato elettronico (in formato PDF non modificabile) in modo tale che ogni documento diventa accessibile da parte degli autorizzati nella versione “originale ed aggiornata”:
Sia visualizzandola sul PC;
Sia stampandola evidenziando versione, data, dicitura “copia conforme”.
Ogni documento ha una data di emissione, una data di scadenza e i nominativi di chi scrive il documento, chi lo verifica e chi lo approva.
Dalla data di scadenza è possibile elaborare uno scadenzario che permette agli interessati la revisione o la conferma del documento entro le date previste.
L’applicazione ha come obiettivi:
Facilitare la disponibilità di quanto pubblicato al fine di condividere il patrimonio delle conoscenze aziendali;
Concentrare in una locazione ben definita e protetta molti documenti aziendali che in questo modo non possono essere manipolati;
Facilitare la gestione di documenti da parte dei responsabili attraverso funzioni come la distribuzione automatica e lo scadenzario.